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表やリストの管理で大活躍!条件付き書式の使い方を解説します

表やリストから、特定の行や文字だけ目立たせたいときはありませんか?
そんなときに活躍するのが「条件付き書式」です。

条件付き書式はその名の通り、指定した条件にあてはまるセルや値の書式を設定してくれる機能です。

文字やセルの色を目立たせると、目的のデータをすばやく見つけられるので、Excelでデータの管理を頻繁に行っているユーザーには、是非活用して欲しい機能です。

条件にあてはまる「セルや文字」を強調する

例として、下図のリストから出欠が「〇」のセルだけ目立たせてみます。

D列の出欠データを範囲指定し、
メニューの
[ホーム][条件付き書式][セルの強調表示ルール][指定の値に等しい]
の順にクリックします。

指定の値として「〇」を入力すると、自動的に選択範囲内の「〇」の文字とそのセルが色付けされるので、[OK]をクリックします。

文字の色、セルの色を変更したい場合は、[書式]のプルダウンから「ユーザー設定の書式」をクリックし、好きな色に変更してください。

条件にあてはまる「行」を強調する

上記の例では、出欠の列にある「〇」の文字とセルの色を強調することができました。
しかしデータの量が多い場合、文字やセルの色を目立たせるよりも、行全体を目立たせた方が分かりやすい場合もありますよね。

行ごと強調したい場合は、数式を使用して設定を行います。

数式が苦手だと感じるかもしれませんが、設定は簡単なので一度覚えてしまえば、すぐに活用できるので安心してください。

では同じリストを使用して、行ごとの色付けをしてみましょう。

タイトル以外のリスト全体を範囲選択し、
メニューの [ホーム][条件付き書式][新しいルール] をクリックします。

新しい書式ルールのウィンドウが表示されたら、ここで条件と書式の設定を行います。
ここでは、下記の通りに選択・入力していきます

ルールの種類:数式を使用して、書式設定するセルを決定
数式:=$D2=”〇”

<数式について>
$D2セルD2を絶対参照で指定
(参考記事:Excelの基本「絶対参照・相対参照」を解説します

“〇”…数字以外を入力する場合は、基本的にダブルクォーテーションで囲んでください。

数式の入力欄では、キーボードの左右矢印キーは使えません。
カーソルを移動させたい場合は、マウスを使ってカーソルを移動させましょう。

あとは、書式を好きな文字色やセルの色に設定し、[OK]をクリックします。
出欠が〇の行が色付けされたのを確認しましょう。

IF関数を使って、指定した条件の値やセルを強調する

条件付き書式では、関数と組み合わせて使うことで、更に細かい条件で設定を行うことができます。今回は例としてIF関数を使用してみましょう。

下図は1月~4月の販売数を一覧にまとめたものです。
このリストから、販売数が500より少ない値だけ強調させてみましょう。

先ほどと同じように、まずはリストのデータが入力されている部分だけ範囲指定し、
メニューの[ホーム]⇒[条件付き書式]⇒[新しいルール]の順にクリックします。

新しい書式ルールのウィンドウが表示されたら、ここで条件と書式の設定を行います。
ここでは、下記の通りに選択・入力していきます。

ルールの種類:数式を使用して、書式設定するセルを決定
数式:=IF(B3<500,TRUE,FALSE)

あとは、書式を好きな文字色やセルの色に設定し、[OK]をクリックします。
販売数が500より少ない値が色付けされたのを確認しましょう。

表やリストでは、色付けをするだけで視覚的な効果でデータが見やすくなるので、業務の効率アップに役立ちます。是非活用してみてください。