コンピューター

ポイントは2つ。3分でVOOKUP関数の使い方を解説します。

とても便利なVLOOKUP関数。他のシートから特定の値を抽出できるこの関数は、知っているだけで仕事の効率がダントツアップします。

とても便利な関数なのですが、意外と使いこなせていない人が多いのではないでしょうか。ポイントは2つだけ。3分でマスターしちゃいましょう。

参照先リストの検索値は、リストの一番左側に配置する

ではさっそくVLOOKUP関数を使ってみましょう。例として「名簿のシートから、新規のシートへ社員IDを転記したい」としましょう。

まず上図のままではVLOOKUP関数は使えません。VLOOKUP関数を使用する場合、参照先のデータ(上記例の場合「名簿」)の検索値(上記例の場合「氏名」)は、必ず一番左側の列に配置する必要があるからです。

この場合、「名簿」シートを一度コピーして別シートとして保存し、氏名と社員IDの列を入れ替えてしまいましょう。

絶対参照を使用する

参照先のデータの準備ができたら、あとはVLOOKUP関数を使って式を入力するだけ♪今回の例では関数式は次のようになります。まずは式を確認してみましょう。

=VLOOKUP(B2, 名簿!$A$2:$B$6, 2, 0)

 

ここで重要なのが、検索の範囲を「絶対参照」としておく事です。絶対参照にしておかないと、A3セル以降へコピペした時、参照先の指定範囲がずれていってしまいます。これはExcelの仕様で相対参照となっているためです。

VLOOKUP関数では、必ず参照先の範囲指定で絶対参照を使いましょう。設定方法は上図のように「$」をセル番号の間に入力するだけ。[F4]キーを使って簡単に行えます。

絶対参照については、別の記事で解説していますので参考にしてください。

最後に列番号と検索方法を入力しますが、それぞれ下記の通りに入力すればOKです。

列番号 :一番左の検索値を「1」として、取り出したいデータの列番号を指定します。
検索方法:全ての関数に共通して、基本的にここでは「0:FALSE」を指定します。

※補足~検索方法
0:FALSE …検索値と完全一致した値のみ取り出す
1:TRUE  …検索値に近い値(近似値)を取り出します。

A2のセルへ式の入力ができたら、A3以降のセルへ式をそのままコピペしましょう。これで完成です。

VOOKUP関数のポイントまとめ

2つのポイントをおさえたら、これであなたはVOOKUP関数マスターです!長年サラリーマンをしている筆者も「別のシートからデータを抽出する」という作業は意外と多かったので、是非お役に立ててくださいね。

1. 参照先リストの検索値は、リストの一番左側に配置する

2. 絶対参照を使用する