コンピューター

セルのプルダウン設定と入力できる文字を制限できる方法を解説

Excelの文字入力の手間を省くのに便利なプルダウン機能。入力内容を制限するためにも利用できる便利な機能ですよね。

今回は基本的なプルダウンの設定方法と、入力制限の設定方法を解説します。

プルダウンを直接入力して設定する

まずは、プルダウンで表示されるリストを、直接入力して設定する方法から解説します。

リストが簡単な内容であることが条件になってしまうかと思いますが、基本的には直接入力をオススメします。理由として、Excelのシートの場所を取らず、誤って内容を削除してしまう、ということもないからです。

ただリストの内容が多かったり、複雑な場合だと、設定画面が入力しずらいので、あまりおすすめはできません。

その場合は、次の項目で解説しているリストを指定する方法で行ってください。

では設定手順を見てみましょう。

下図の従業員名簿の作成で、生年月日の西暦をプルダウンで選択できるようにしてみます。

西暦の列の黄色のセルの部分にカーソルを置いた状態で、
メニューの[データ]→[データの入力規則]をクリックします。

[データの入力規則]が表示されたら、「入力値の種類」と「元の値」を入力します。

入力値の種類リスト
元の値リストにしたい項目をカンマで区切って入力

プルダウンの設定が完了です。
他のセルへ適用させる場合は、そのままセルをコピーすればOKです。

プルダウンをリスト指定で設定する

次にプルダウンリストを、リスト指定で設定してみましょう。
リスト指定の場合は、あらかじめリストを作成しておく必要があります。

冒頭で説明した通り、リストの内容が多い場合や、すでに作成されている内容をリストの項目として設定する場合は、こちらの方法で行うと良いでしょう。

リストの作成場所は、同じファイル内であればどこでも構いませんが、今回は分かりやすいように、同じシートに作成しておきます。

入力リストを作成したら、リストを範囲指定するだけで、直接入力の時と基本的な手順は同じです。

入力値の種類リスト
元の値リストにしたい項目を直接範囲指定

入力文字の制限を設定する

データの入力制限は、入力を正しく行うのに欠かせない設定です。

例えば、半角数字を入力して欲しいのに、全角数字や、文字を入力されてしまうと、管理が困りますよね。

数字の全角や半角は、データの入力規則できちんと設定しない限り、入力者の意思で決定されてしまうので、設定をおすすめします。

設定の方法は簡単です。
設定したいセルを選択し、データの入力規則の画面で、日本語入力を
「オフ(英語モード)」に設定するだけ。

これで設定したセルには半角の英数字しか入力できなくなりました。
他にも「ひらがな」や「全角カタカナ」のみ入力できる設定も可能です。

またデータの入力規則では、入力できる数字の数を指定する事もできます。
例えば「1~100」の間の数字のみ入力できるようにしたい場合、下図のように設定します。

設定したセルに「0」や「101以上」の数字を入力すると、エラーが表示され入力ができなくなりました。

入力箇所にメッセージを表示させる

データの入力規制は、管理者としては便利な機能ですが、入力者側ではこのような制限が設定されていることは分かりませんよね。

この場合、入力者側への配慮としてセルにカーソルを合わせた時に、メッセージを表示させるように設定することをおすすめします。

設定の方法も、データの入力規則の設定画面で行います。
数字の数を制限している場合のメッセージを設定してみましょう。

  ※タイトルの入力は任意です。


カーソルを合わせるとメッセージが表示されるようになりました。

データの入力者が複数名の場合は、こうしたメッセージを表示させるだけでも、入力者は分かりやすくなるので、作業が効率よくなります。

是非利用してみてください。